Kaip parašyti veiklos apžvalgą

Ne visiems patinka galimybė gauti atsiliepimų apie savo darbo rezultatus. Net ir geriausiems darbuotojams nežinojimas, ką apie juos pasakys viršininkas metinėje veiklos apžvalgoje, gali kelti nerimą. Štai kodėl nepaprastai svarbu parašyti pagarbų, sąžiningą ir sąžiningą savo darbuotojų veiklos apžvalgą. Nesvarbu, ką rašote, teikite tai su užuojauta.

Veiklos įvertinimų rašymas taip pat gali sukelti stresą viršininkui. Kaip galima taktiškai pasakyti kam nors apie jo pareigybės aprašymo sritis, kuriose jis praleido pažymį? Kaip galite aiškiai apibūdinti kam nors tikslius būdus, kaip jie gali pagerinti savo veiklą?

Štai keletas patarimų, geriausios praktikos ir dalykų, kurių reikėtų vengti rengiant veiklos apžvalgą, kuri padėtų jūsų darbuotojams drąsiai judėti į priekį ir tobulėti.

Veiklos apžvalgos privalumai

Darbuotojų veiklos apžvalgos turėtų būti vertinamos kaip teigiama patirtis, nes jos atlieka svarbų vaidmenį įmonės sveikatai. Tai galimybė vadovams ir darbuotojams aptarti metodus, kuriuos įmonė gali pritaikyti siekdama veiksmingesnės sėkmės ateityje. Turite pažvelgti į darbuotojo, vadovo ir visos įmonės stipriąsias ir silpnąsias puses.

kaip pradėti asmeninį rašinį

Sėkminga veiklos apžvalga bus:

• Naudinga darbdaviui: Veiklos apžvalga turėtų būti pokalbis. Darbuotojui turėtų būti suteikta galimybė atvirai išsakyti, kaip, jų nuomone, komanda ir įmonė galėtų dirbti efektyviau. Galite išgirsti naują požiūrį į tai, kas neveikia darbuotojo požiūriu.
• Naudinga darbuotojui: Gerai parašyta apžvalga suteikia darbuotojui patvirtinimą dėl gero darbo ir konstruktyvių atsiliepimų apie tai, kaip jie gali tobulėti. Tai padės jiems augti profesionaliai ir išsikelti aiškius tikslus, kurių reikia siekti. Tai padės jiems tobulėti savo karjeros labui ir tapti įmonės turtu.
• Naudinga įmonei: Per šias apžvalgas vadovybė ir darbuotojai turi galimybę pamatyti, kaip jie gali dirbti kartu, kad tobulėtų kaip visuma. Vadovybė gali matyti, kaip žmonėms sekasi tiek individualiu, tiek įmonės lygiu. Tada jie gali sukurti žaidimo planą probleminėms sritims spręsti ir pasisemti naudos.

Atsiliepimai – tai padėka už gerai atliktą darbą ir visos įmonės tobulėjimo planas.

Veiklos peržiūros procesas

Pakankamai didelėje įmonėje veiklos vertinimų administravimas teks žmogiškųjų išteklių (HR) skyriui. Žmogiškųjų išteklių vadovas peržiūros formą iš anksto įteiks ir apžvalgą teikiančiam, ir peržiūrinčiam asmeniui. Asmuo, kuris bus vertinamas, atliks savęs vertinimą, pažymėdamas, ką jis sėkmingai nuveikė tais metais, ir pažymėdamas sritis, kuriose, jo nuomone, galėtų tobulėti vadovaudamasis ir mokydamas.

Priklausomai nuo verslo dydžio ir struktūros, kiekvienoje pramonės šakoje tai atrodys skirtingai. Mažai įmonei, kurioje dirba tik saujelė darbuotojų, vadovas ar net savininkas yra geras žmogus, kuris administruoja peržiūras. Kiekvienas, kuris pateikia apžvalgą, turėtų užimti aukščiausios vadovybės pareigas ir dažnai bendrauti su darbuotojais, kuriuos peržiūri kasdien. Kartais komandos nariai peržiūri vienas kitą bendradarbiaujant tarpusavio peržiūros procese. Šis požiūris gerai veikia, kai bendraamžiai glaudžiau bendradarbiauja vieni su kitais nei vadovaujantys asmenys.

Dalykai, kurių reikia vengti rašant veiklos apžvalgą

Rašydami atsiliepimus, yra geriausios praktikos ir yra probleminių metodų, dėl kurių peržiūra yra neproduktyvi. Štai keletas dalykų, kurių reikia vengti atliekant peržiūros procesą.

• Nedarykite nurodykite neigiamus dalykus, nepateikdami konstruktyvių atsiliepimų. Jei sakote darbuotojui, kad jis ką nors daro blogai ar neteisingai, turite pasakyti, kaip tai padaryti efektyviausiai ar teisingai. Jei nesuteiksite jiems apčiuopiamų būdų tobulėti ir įrankius, kurių jiems reikia sėkmei , nesitikėkite, kad kitą kartą, kai gaus apžvalgą, darbuotojo veikla bus kitokia. Jei neturite laiko apibūdinti konkretaus proceso, būtinai susitarkite dėl tolesnio susitikimo su asmeniu, kuris gali juos išmokyti.
• Nedarykite dominuoti pokalbyje. Pokalbio metu turėtų būti darbuotojų įsitraukimas. Nors turėtumėte vadovauti pokalbiui aptardami darbuotojo veiklą, būkite imlūs, ką jie sako apie įmonės struktūrą ir jūsų valdymo stilių. Niekas nežino įmonės proceso ir struktūros taip, kaip tas, kuris joje naršo kiekvieną dieną, ir yra gerai pasirengęs pateikti atsiliepimų apie tai, kas veikia ir kas neveikia. Ir jei nenorite klausytis jų kritikos, kiek jie skirs jūsų kritikai?
• Nedarykite Sukrauti. Net ir prasčiausiai dirbančio darbuotojo peržiūra negali būti sėkminga, jei tik pusvalandį pasakysite jam viską, ką jis daro neteisingai. Peržiūros metu pertrūkiai, įsitikinkite, kad atkreipkite dėmesį į tai, ką jie daro teisingai. Jei jie jaučia, kad viskas, ką matote juose, yra neigiami dalykai, kodėl jie turėtų jausti motyvaciją tobulėti ateityje? Pabandykite suskirstyti dalykus, su kuriais jie gali dirbti, į konkrečias kategorijas, kad nesikreiptumėte į išrankius dalykus. Suteikite jiems plačią sričių, į kurias reikia atkreipti dėmesį, apžvalgą ir pasiūlykite sprendimus, kaip jie galėtų tobulėti, o ne apibūdinkite kiekvieną dalyką, kurį jie daro neteisingai.

Dabar, kai žinote, ko vengti, pateikiame keletą geriausių praktikos pavyzdžių, kuriuos galite įtraukti į apžvalgą.

• Užsisakykite apžvalgą su teigiamais dalykais. Net jei manote, kad darbuotojas nepadarė beveik nieko vertingo, jei norite, kad jis išklausytų ir išlaikytų jūsų atsiliepimus, turite pradėti ir baigti pagyrimais, kad išlaikytumėte jų moralės lygį . Jei pokalbį pradėsite neigiamai, darbuotojas gali užsidaryti ir neklausyti nė žodžio iš apžvalgos. Jei jaučiasi, kad po neigiamo jie girdi tik neigiamą, jie negalės tvarkyti ir suvirškinti visų atsiliepimų. Bent jau duokite jiems ką nors teigiamo, kad pradėtumėte pokalbį, ir ką nors malonaus, kad užbaigtumėte susitikimą. Jei jie išeis jausdami nereikalingi, jie neturės motyvacijos ar galimybių tobulėti.
• Pateikite apčiuopiamus būdus, kaip veikti pagal konstruktyvų grįžtamąjį ryšį. Aptardami darbuotojo tobulinimo sritis, būtinai paaiškinkite, kaip tiksliai jie gali tobulėti. Jei rašote, darbuotojas blogai rašo ataskaitas, tiksliai pasakykite, kaip parašyti gerą. Jie gali būti nelabai geri, nes jiems niekada nebuvo parodytas tinkamas būdas tai padaryti. Neigiami atsiliepimai dėl neigiamų atsiliepimų nesuteikia darbuotojui galimybės augti ateityje.
• Pateikite skaitinius arba abėcėlinius našumo įvertinimus. Šis metodas gali neveikti visose pramonės šakose. Kai kurių žmonių smegenys neapdoroja teksto bloko taip gerai, kaip skaičiai. Jei turite apibrėžtą vertinimo sistemą, darbuotojas gali turėti aiškesnį supratimą apie savo padėtį. Jei jūsų pramonėje taikomi kiekybiniai standartai, šias klasifikavimo sistemas lengva sukurti. Jei dirbate pardavimų srityje, galbūt 100 pardavimų vidurkis per mėnesį yra A. Jei dirbate klientų aptarnavimo srityje, sėkmės barometrus galite pagrįsti tuo, kaip greitai kasininkas gali nuskaityti prekes. Pramonės šakose, kuriose turite prieigą prie kiekybinių duomenų, įvertinimo sistemos nustatymas gali padėti darbuotojams geriau suprasti, kaip jų rezultatai atitinka įmonės standartus.
• Būkite sąžiningi, bet protingi. Darbuotojas nepagerės, kai jo apžvalga susideda tik iš žėrinčių komplimentų. Sąžiningas atsiliepimas jiems yra komplimentas ir pats savaime; tai rodo, kad tikite jų, kaip profesionalo, gebėjimu augti ir tobulėti. Jei jūsų darbuotojas yra priešingame spektro gale, jis negali tobulėti, jei peržiūra trunka tik pusvalandį, kol jūs jį smerkiate. Sutelkite dėmesį į teigiamus ir neigiamus dalykus visiems savo darbuotojams, kad jie visi galėtų tobulėti ir išlikti imlūs kritikai.

Veiklos apžvalga neturėtų būti vienas pokalbis; tai jūsų darbuotojų, vadovybės ir įmonės struktūros augimo pradžia. Svarbu skirti laiko užsibrėžtiems tikslams ir pateikti konstruktyvų grįžtamąjį ryšį, kad darbuotojas turėtų ką pasiekti ir apčiuopiamų būdų pagerinti savo veiklą.

Idealiu atveju niekas, pasakyta veiklos vertinime, neturėtų nustebinti darbuotojo. Tinkami komunikacijos kanalai tarp vadovybės ir darbuotojų turėtų būti atviri ištisus metus, o ne tik kartą per metus. Oficiali apžvalga yra tiesiog būdas apibendrinti metus taip, kad visos dalyvaujančios šalys pateiktų aiškų planą, kaip judėti į priekį kartu kaip komanda.