Niekas nėra tobulas. Kai žongliruojate su daugybe klientų ar ilgu darbų sąrašu, tam tikri el. laiškai gali gėdingai ilgai gulėti neatverti jūsų telefone. Nors supratę savo klaidą galite jausti gėdą, nervingumą ar nusiminimą, svarbu ištaisyti situaciją bendraujant su susijusiu asmeniu atsiprašant vėlai el. paštu.
Jei bendravimas raštu nėra jūsų stiprioji pusė ir jums sunku sukurti šį el. laišką, nepanikuokite! Mes sukūrėme keturis pavėluoto el. pašto atsakymų šablonus skirtingoms situacijoms, kad galėtumėte turėti pagrindą, kaip atsakyti nuoširdžiai atsiprašydami ir planuoti kartu judėti pirmyn.
Pagrindai
Nesvarbu, dėl kokios priežasties rašote pavėluotą atsakymą el. paštu, šio pranešimo kūrimui yra keletas rekomendacijų ir rekomendacijų.
- Prisiminkite visus tinkamus profesinio bendravimo elementus. Šio el. laiško tikslas – atsiprašyti ir parodyti, kad vis dar esate profesionalas, su kuriuo verta dirbti. Turėkite tiesioginę, konkrečią temos eilutę, pradėkite profesionaliu sveikinimu, visada skaitykite korektūrą, venkite atsitiktinio slengo, išlaikykite profesionalų toną ir baigkite parašu. Kai atsakymas pavėluotas, galite pasirodyti netvarkingas ir neprofesionalus. Kovokite su šia mintimi gerai sukonstruotu, apgalvotu užrašu, kuris laikomasi visi elektroninio ryšio profesiniai standartai .
- Priimk kaltę ten, kur reikia kaltinti. Nesvarbu, kokia buvo pavėluoto el. laiško priežastis – ar buvo asmeninis kritinis atvejis, ar tiesiog visiškai pamiršote – nuoširdžiai atsiprašykite už vėlavimą. Priimdami šią kaltę parodysite, kad prisiimate atsakomybę už savo darbą, o ne tik perkeliate kaltę kam nors kitam.
- Būkite atviri ir sąžiningi. Jei jaučiatės patogiai, galite pasidalinti vėlavimo priežastimi. Nesileiskite per daug asmeninių detalių; užuot sakę, kad jūsų mamai buvo diagnozuotas vėžys, tiesiog pasakykite, kad gavote blogų naujienų apie šeimos narį ir norėjote padėti jam šiuo sunkiu laikotarpiu. Kiekvienas gali susitaikyti su tuo, kad gyvenime nutinka visko. Nedidelis žvilgsnis į savo gyvenimą, per daug neatskleidęs, gali suteikti jiems supratimą apie tai, ką išgyvenate, ir jie geriau supras, iš kur esate.
- Nebūkite per daug emocingi. Nors svarbu būti sąžiningam su klientu, nes tai gali paskatinti pasitikėjimą, sąžiningumas ir TMI skiriasi. Kad ir ką išgyventumėte, profesionalus bendravimas nėra ta vieta, kur išspręsti savo problemas. Atsakymus nušlifuokite ir pašalinkite nereikalingas detales. Galite sakyti, kad patyrėte netektį, bet nebūkite konkretesni.
- Nurodykite tolesnius veiksmus, kuriuos ketinate daryti toliau. Svarbiausia, pataisykite šią komunikacijos spragą savo detaliu planu, kaip ketinate pajudinti projektą į priekį dabar, kai esate pasiviję. Praneškite jiems, kokie yra jūsų veiksmai, ko jums reikia ir kaip galite dirbti kartu, kad bet koks jūsų vykdomas projektas būtų paspartintas.
Atviras ir sąžiningas bendravimas gali išspręsti beveik bet kokią problemą. Gerai suformuluotas el. laiškas gali padėti jums grįžti prie šių profesinių santykių taisymo.
Vėlyvojo el. pašto atsakymo šablonai
1. Kai tiesiog pamiršote atsakyti
Mes visi dėl to kalti; atsidarai el. laišką, atsakai mintyse, mintyse užsirašykite, kad galėtumėte atsakyti vėliau , o tada tu...niekada neatsakei. Tuo metu, kai prisimenate, palikote juos pakabinti savaitę ar ilgiau.
yra autobiografijos, parašytos pirmuoju asmeniu
Taigi, kaip sukurti atsakymą, kad neatrodytumėte visiškai neprofesionaliai ir netvarkingai?
Gavėjas -
Labai atsiprašau, kad tik dabar grąžinau jūsų el. laišką. Perskaičiau jūsų el. laišką netrukus po to, kai jį išsiuntėte, ir norėjau atsakyti tą vakarą. Viskam vykstant, jis pasiklydo maišant, ir tikiuosi, kad atleisite man už tokį vėlyvą atsakymą.
Kai atsiprašysite, galėsite toliau atsakyti į jų el. laišką.
2. Kai praleidote projekto terminą
Kartais lėtas atsakymas į el. laišką gali lemti termino praleidimą. Tokiu atveju turite ne tik atsiprašyti, bet ir dirbti kartu su klientu, kad sugalvotumėte pakeistą laiko juostą, kuri atitiktų abu jūsų poreikius. Siūlydami savo sprendimus ir pasiūlymus parodysite, kad esate pasirengęs spręsti problemas ir prisitaikyti.
Gavėjas -
Apgailestauju, kad turiu pranešti, kad dar nebaigiau šios projekto dalies ir praleidau mūsų terminą. Įvyko asmeninis įvykis, kuris paveikė mano pasiekiamumą [arba] Dėl nenumatytų komplikacijų ši konkreti užduoties dalis užtruko ilgiau, nei anksčiau buvau paskyręs mūsų laiko juostoje. Atsiprašau už bet kokias komplikacijas, kurias tai gali sukelti jums. Tikiu, kad dedamas pastangas galėsiu užbaigti šią projekto dalį iki šios datos. Kad galėtume grįžti į vėžes ir pasiekti kitą terminą, siūlau pakviesti šį asmenį, kuris padėtų mums užbaigti projektą.
Pasinaudokite šia klaida, kad suprastumėte savo laiko valdymo įgūdžius ir nuspėtumėte ateitį, jei praleisite terminą. Kartais gyvenime nutinka ir visko iškyla, bet jei prieš praleistą terminą galite pasakyti kam nors, kad jums gali prireikti pratęsimo, jis gali greičiau sumaišyti dalykus, kad galėtumėte kartu ieškoti sprendimo.
kaip pradėti palyginimo pastraipą
3. Kai grįšite iš poilsio laiko
Kai kelias dienas būsite ne biure, gera praktika yra nustatyti automatinį atsakymą, kuriame būtų nurodyta, kada grįšite, kaip su jumis galima susisiekti kritiniu atveju ir su kuo jie gali susisiekti tuo tarpu greitam atsakymui. Tačiau, jei netikėtai išėjote ar tiesiog pamiršote, čia yra geras būdas atsakyti į jūsų gautuosiuose esančius skubius pranešimus.
Gavėjas -
Labai ačiū už jūsų el. laišką! Atsiprašau už vėlavimą atsakyti. Nebuvau biure nuo [šios datos] iki šio ryto ir tvarkiau asmeninius reikalus, bet dabar esu pasiekiamas ir mielai atsakysiu į jūsų klausimą.
Galite nurodyti tikslesnę savo nedalyvavimo priežastį, jei esate artimi su klientu, tačiau galite likti neaiškūs, kad jaustumėtės patogiai.
Po šio atidarymo galite suteikti bet kokią jūsų klientui reikalingą informaciją.
4. Kai nebegalite vykdyti projekto sąlygų
Atsitinka ekstremalios situacijos. Šeimos nariai sunkiai suserga, miršta mylimas žmogus, pateksite į nelaimingą atsitikimą ir paguldote į ligoninę. Kartais gyvenimas trukdo darbui ir jūs tiesiog negalite užbaigti projekto, kurį pažadėjote užbaigti.
kaip plauti ir išdžiovinti džinsus
Kai vėluojate atsakyti į el. laišką ir turite jiems pasakyti, kad nebegalite imtis projekto, labai svarbu dailiai spręsti temą ir pasiūlyti sprendimus ten, kur galite.
Štai el. laiško pavyzdys, kurį galėtumėte pakoreguoti, kad paaiškintumėte savo situaciją.
Gavėjas -
Neseniai asmeniniame gyvenime patyriau niokojantį įvykį, kuris labai paveikė mano gebėjimą dirbti. Dėl šio įvykio aš nebegalėsiu tinkamai užbaigti jūsų projekto. Artimiausioje ateityje nusprendžiau pailsėti, kad padėčiau savo šeimai ir negalėsiu užbaigti jūsųprojektą.
Savo vietoje labai rekomenduoju šiam žmogui perimti darbą. Užpildžiau juos išsamia jūsų projekto informacija ir nukopijavau į šį el. laišką, kad galėtumėte pradėti kalbėti apie kitus projekto veiksmus. Šis žmogus turi didelę patirtį šioje srityje ir manau, kad jums tikrai patiks dirbti su juo.
Kopijuoti naujas asmuo, kurį rekomenduojate perimti šį darbą el. laiške, kad jūsų klientas galėtų nedelsdamas pradėti su jais dirbti. Tai padės visiems kuo greičiau pradėti projektą ten, kur baigėte.
Darbo, kurį turėsite atlikti perkeldami projektą, kiekis labai priklausys nuo jūsų atliekamo darbo tipo. Jei buvote laisvai samdomas filmuotojas ir nebegalite nufilmuoti įvykio, galite tiesiog informuoti naująjį laisvai samdomą darbuotoją apie įvykio detales ir klientų lūkesčius, kad jie galėtų perimti filmavimą. Jei perkeliate projektą kitam savo įmonės asmeniui, jis, tikimės, kol kas susipažins su jūsų pareigų aprašymu ir klientu, kurį perima.
Sąžiningai atsakykite į pavėluotą el. laišką
Net jei atsakymui prireikė kelių dienų, svarbiausias dalykas, kurį galite padaryti, kad išgelbėtumėte santykius, yra būti atviram ir sąžiningam. Žmonės vertina sąžiningumą, o nuoširdus atsiprašymas už vėlavimą siunčia stiprią žinią, kad esate pasirengęs ištaisyti savo klaidas.
Ateityje stenkitės atsiminti, kad trumpas atsakymas yra geriau nei tylėjimas. Jei neturite laiko išsiųsti išsamaus atsakymo, greitai atsiųskite el. laišką, nurodydami, kad gavote jų pranešimą, ir tikimės, kad netrukus su jais pasikalbėsime išsamiai. Tada telefone nustatykite priminimą, kuris paraginti atsakyti, kai turėsite daugiau laiko. Žinojimas, kad jie nebuvo pamiršti, o jūs sprendžiate ką nors kita, siunčiate žinią, kad jums rūpi. Neatidėliokite atsakymo; Skirdami vos akimirką greitai išsiųsti pranešimą, galite pakeisti pasaulį.
